Hai un sistema in atto per ogni aspetto della tua attività?
Molto tempo fa, non utilizzavo sistemi nella mia attività, operavo solo d’istinto.
Quando ho iniziato ad avere più successo, alla fine ho dovuto coinvolgere più persone ed è stato allora che ho capito come fino a quel momento stavo fallendo.
Non avevo un modo chiaro per comunicare come si svolgevano le cose in ufficio. I miei nuovi dipendenti non potevano entrare nel mio cervello e non potevo aspettarmi che sapessero istintivamente cosa fare, non avevo nulla di scritto su carta che spiegasse i miei processi.
Avere dei sistemi in atto è vitale per le prestazioni della tua attività.
Anche se sei solo tu, devi avere un sistema mappato su come si realizzano le cose. Se sei l’unico nella tua azienda, allora forse non ne hai bisogno per iscritto, anche se sarebbe consigliato avere una procedura scritta che ti guidi o passo dopo passo.
Se non riesci a spiegare in modo chiaro e essenziale ciò che accade in ogni processo, allora non hai davvero un sistema: hai un “modo” di fare le cose.
La parola “sistema” implica che puoi classificare le attività, organizzarle e classificarle in ordine di importanza e assegnarle alle persone che hai designato per avere il controllo di ogni aspetto dell’attività.
Immagina cosa accadrebbe se un giorno avessi un incidente d’auto… e fossi ricoverato in ospedale per una settimana o più. Chi gestirebbe la tua azienda per te? Potresti spiegare a qualcuno come gestire le funzioni quotidiane della tua attività?
Invece di un sistema capace di proseguire in modo automatico, ci sarebbe il caos sul posto di lavoro?
Probabilmente si, se non sei preparato.
È importante avere i tuoi sistemi ben scritti e accessibili, in modo tale che ogni volta che qualcun altro viene coinvolto… o deve subentrare… sarà immediatamente in grado di fare riferimento al tuo modello di fare affari e seguirlo con precisione.
La mappatura dei sistemi per la tua azienda può anche darti un’idea di come le cose possono essere realizzate in un modo migliore. Il tuo obiettivo è semplificare il tuo processo in modo che sia il più efficace possibile.
Non aver paura di utilizzare scorciatoie se queste non danneggeranno il risultato finale.
Non è sensato prendere la strada più lunga per il successo. Se c’è uno strumento in cui potresti investire che ti farà risparmiare ore per svolgere il tuo lavoro, allora ne vale la pena. Se stai facendo tutta la tua contabilità a mano e potresti impostare uno strumento software per accelerare la procedura, allora fallo.
Quando configuri i tuoi sistemi, e ne avrai bisogno per migliorare quasi ogni aspetto della gestione della tua attività, fallo pensando al bene della tua attività nel futuro.
Guarda i processi con occhio critico. Cosa avresti potuto fare di meglio e come puoi adattare i sistemi utilizzati?
Classifica i tuoi sistemi per aiutarti a svilupparli e aggiornarli secondo necessità. Ad esempio, potresti avere un sistema per tenere traccia delle prestazioni di vendita, uno per il marketing e un altro per reperire nuovi prodotti o idee.
Se hai una “cavia”, inizia a testare i tuoi sistemi su quella persona per vedere se è facile da interpretare e utilizzare per un’altra persona. Se una parte del tuo sistema necessita di ulteriori chiarimenti, vai più in dettaglio. Potresti sapere cosa intendi dire per “lancia una campagna AdWords”, ma qualcun altro potrebbe aver bisogno che tu risponda alla domanda “come?” I sistemi danno una struttura alla tua azienda. Puoi sempre aggiungere qualcosa al sistema, o smontarlo e modificarlo… ma creare sistemi pratici e accessibili ti garantirà di avere una struttura e una base solida su cui lavorare.
Avrai sempre voglia di aggiornare i tuoi sistemi col passare del tempo.
Forse è stata sviluppata una nuova tecnologia che può essere utile e sostituire un approccio obsoleto a un determinato modo di svolgere una attività. Forse hai scoperto qualcuno a cui affidare un’attività in modo da poter concentrare i tuoi sforzi su iniziative più redditizie.
Qualunque sia la ragione, cerca sempre e sii aperto, a nuovi modi di strutturare la tua attività in modo che sia un sistema pratico e moderno, non troppo rigido e contrario al cambiamento. Assicurati di mantenere una visione per la tua azienda e utilizzare mezzi creativi per arrivarci.
Pensa a te stesso come all’architetto della tua azienda. Il tuo compito è creare un progetto per le tue operazioni aziendali. Puoi sempre inserire nuove funzioni all’azienda o cancellare strutture che devono essere eliminate gradualmente.
Con un sistema in atto, scoprirai che puoi gestire la tua attività più facilmente e trovare il successo in un lasso di tempo più breve.
